ПН архивных документов – проверка фактического наличия документов, их соответствия учетным данным, правильности учета, движения, хранения документов и обращения с ними, а также физического состояния документов в архиве организации.

Цели проверки наличия дел:

1.       Обеспечение и контроль сохранности документов.

2.       Предупреждение утраты документов.

3.       Предупреждение утраты документов в результате неблагоприятных условий хранения.

4.       Выявление нарушений в порядке учета, движения, хранения документов и обращения с ними.

5.       Разработка мероприятий по совершенствованию учета, движения, хранения документов и обращения с ними.

Задачи проверки наличия дел:

1.       Установление фактического наличия дел, находящихся в архиве.

2.       Выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.

Единовременная проверка наличия проводится в следующих случаях:

1.       При поступлении (раскладке) на хранение вновь принятых дел.

2.       При возврате полученных исполнителем дел.

3.       При отправке дел, их уничтожении, переводе на другой вид учета.

Проверка наличия обязательно проводится:

1.       После перемещения дел в другое помещение.

2.       При нарушении условий хранения документов.

3.       После чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение, эвакуацию дел или доступ в хранилище посторонних лиц.

4.       При смене руководителя архива или лица, ответственного за хранение документов (проводится общая проверка по технологии, как 1 р. В 5 лет, с просчетом листов в делах, результат проверки оформляется актом приема-передачи дел).

5.       При реорганизации или ликвидации организации.

6.       Перед передачей дел на государственное хранение.