Размножение документов в форме снятия копий производится в случаях, когда документы подшиты в дело и сняты с учета по журналам (карточкам) учета данных документов.

Технология изготовления копий документов аналогична технологии изготовления дополнительных экземпляров.

Разрешение на изготовление копий оформляется записью «Снять копию в ___ экз. Должность (должности) лиц, разрешающих снятие копии с документа, подпись (подписи), дата».

Копии документа присваивается самостоятельный учетный номер – очередной порядковый номер по журналу учета изданных документов, независимо от того, по какому виду учета (изданных или поступивших документов) зарегистрирован документ, с которого снимается копия.

Присвоенный копии учетный номер проставляется на всех листах копии посередине нижнего поля с добавлением аббревиатуры грифа конфиденциальности (на последнем листе – в реквизите «Отметка об исполнителе»).

В реквизитах «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» на копии сохраняются прежние данные.

На первом листе над реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» проставляется слово «КОПИЯ».

«Отметка об исполнителе» оформляется полностью, как во вновь создаваемых документах.

Ниже реквизита «Подпись» на копии документа проставляется слово «Верно», которое заверяется подписью лица, производившего снятие копии, с указанием его должности, инициалов и фамилии, а также даты заверения.

Если копия пересылается в другие организации, то на ней дополнительно проставляется печать организации или службы конфиденциального делопроизводства.

Экземпляры копии имеют самостоятельную нумерацию, начиная с № 1.

На экземпляре документа, с которого снималась копия, под разрешением на снятие копии работником службы конфиденциального делопроизводства производится запись о снятии копии, которая заверяется его подписью с проставлением даты.