При обнаружении
недостачи дел организуется их розыск.
В этих целях
осуществляются следующие мероприятия:
1. Изучение всех
учетных документов по выдаче дел из хранилища.
2. Организация
розыска необнаруженных дел в структурных подразделениях, в деятельности которых
образовались необнаруженные дела.
3. Изучение описей
дел, по которым дела передавались в архив.
4. Проверка дел
находящихся рядом фондов, т.к. дела могли быть неправильно размещены.
5. Изучение дела
фонда, актов о выделении дел к уничтожению, актов выдачи дел во временное
пользование, акты проверок наличия и состояния дел.
При отсутствии
конфиденциальных дел проводится служебное расследование, как и при утрате
конфиденциальных документов.
По несекретным
делам розыск проводится в течение 1 года после завершения ПН.
Найденные в
результате розыска дела ставятся на место, а в соответствующей карточке учета
необнаруженных дел делается запись «Найдено и возвращено в фонд». Подписи.
Дата.
Дела, причины
отсутствия которых подтверждены соответствующими документами, исключаются из
описей и других учетных документов.
В карточке учета
необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых
подтверждается отсутствие дел.
Документами,
подтверждающими отсутствие дел, могут быть:
1. Акты о выделении
документов к уничтожению.
2. Акты о
необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.
3. Акты о
неисправимых повреждениях дел.
4. Акты передачи де
в другие ведомственные архивы и организации.
На дела, пути
розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела,
руководителем архива составляются соответствующие акты.
Акты
рассматриваются на ЦЭК (ЭК) организации и утверждаются ее руководителем. К акту
о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.
Если названные дела
подлежат передаче на госхранение, то акты утверждаются руководителем
организации только после их согласования с соответствующим архивным
учреждением.
На основании актов
о недостаче или о неисправимо поврежденных делах вносятся изменения во все
учетные документы.
|