Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров документа оформляется на обороте последнего листа экземпляра, с которого должно производиться размножение, например: «Размножить в ___ экз. Должность (должности) лиц, разрешающих размножение документа, подпись (подписи), дата».

При размножении поступившего документа дополнительно делается ссылка на номер и дату разрешения.

Этот экземпляр не должен в последующем направляться в другие организации, он подшивается в дело или переводится на учет документов выделенного хранения.

При невозможности оформления разрешения на размножение на самом документе оно оформляется в форме учета данного документа.

При размножении документов в специальном множительном подразделении их передача на размножение производится под подпись сотрудника данного подразделения в форме учета или в карточке учета выдачи документа.

Подлежащие размножению документы регистрируются в службе конфиденциального делопроизводства (специальном множительном подразделении) в журнале учета размножения конфиденциальных документов.

На размноженных экземплярах поступивших документов их номера проставляются дробно: в числителе на всех экземплярах остается номер, присвоенный организацией – автором, в знаменателе на каждом экземпляре проставляется присвоенный ему порядковый номер, начиная с № 1.